Açık ofislerin verimliliğe katkısı nedir?

Açık ofislerin verimliliğe katkısı nedir?

Uzun yıllardır çalışırken nasıl verimli olunacağına dair birçok araştırma yapılıyor, yeni İK politikaları geliştiriliyor. Nasıl bir ortamda çalışıldığı da bu araştırma konularının merceğinde. Peki son yıllarda yaygınlaşan açık ofisler, sanıldığı kadar verimliliği artırıyor mu yoksa aksi bir sonuç mu doğuruyor?

Şirketlerin açık plan ofis tercih etmelerinin birçok sebebi var. Örneğin, mimari anlamda daha fazla yer kazanılıyor ve bu da masrafların daha düşük olmasını sağlıyor. Ayrıca çalışanlar arasında da etkileşimi artırdığına inanılıyor ki bunun da görevler, iş tatmini, verimlilik ve sosyal destek konularında daha fazla iş birliği fırsatı yarattığı düşünülüyor. Birçok araştırma da bu durumu destekliyor gözüküyor ama...
açık ofis sistemi
Açık ofislerde çalışanların yüzde 73’ü daha az yüz yüze iletişim kuruyor ve mail trafiği yüzde 67 artış gösteriyor.

Yapılan son araştırmalara göre durum aslında oldukça farklı. Çalışanların yüzde 73'ü daha az yüz yüze iletişim kuruyor ve mail trafiği yüzde 67 artış gösteriyor. Yani yüz yüze iletişim kurmaları için karşılıklı oturtulan insanlar mail atmayı tercih ediyorlar.

Peki neden? Bunun cevabını vermek için neden kulaklıkla çalıştığınızı sorgulayabilirsiniz. Açık ofiste çalışırken günün bir anında muhakkak yüksek sesten veya başkalarının konuşmasından rahatsız olmuşsunuzdur. Bu nedenle herkesin kulağında, müzik açık olmasa bile kulaklık var. Ayrıca mahremiyet arayışı da oldukça önemli bir faktör. Kimse gidip bir başkasının tepesinde durmak istemiyor ve bunun yerine mail atmayı tercih ediyorlar. Aynı şekilde çalışanlar kalabalığın arasında konuşmak istemeyebilir. Özellikle gürültü kimi zaman o kadar yoğun oluyor ki sırf bu yüzden iş değiştirenler bile var. Yine de açık ofis hatta yeni trendlere göre kimsenin masasının bile olmadığı “esnek ofis” hâlâ tercih ediliyor. Esnek ofislerde istediğiniz yere eşyalarınızı taşıyıp çalışabiliyorsunuz ama açık ofiste böyle bir şansınız da yok. 

çalışma ortamı
Özellikle teknoloji bu kadar gelişiyorken sanal ofisin ayak seslerini duymamak imkansız.

Ofis mobilyası şirketi Steelcase'in yaptığı ve 10 bin personelin katıldığı bir araştırmada, ankete katılanların yüzde 95'i özel alanda çalışmanın kendileri için önemli olduğunu belirtiyor. Ama şirketler, maliyet hesaplarını ön planda tutunca bu gerçekle pek de ilgilenilmiyor. Gelecekte çok hızlı bir değişim belki olmayacak ama açık ofis yavaş yavaş yerini farklı alternatiflere bırakacak gibi görünüyor. Bu alternatiflerin başında da sanal ofisler geliyor. Çünkü neredeyse bilgisayar teknolojisinin içine doğmuş ve yavaş yavaş iş hayatına girmeye başlayan Z kuşağı için geleneksel çalışma biçimleri pek de makbul değil. Öte yandan Z kuşağının nerede çalıştığından ziyade konsantrasyonu nasıl sağladığına odaklanması da olası bir durum. Dolayısıyla şirketlerin ofisleriyle ilgili atacağı en yenilikçi adım, iş birliği ve iletişim ile ilgili değil verimi artırmaya ve gürültüyü önlemeye yönelik olmalı.

AÇIK OFİSTE ÇALIŞANLAR NELER DÜŞÜNÜYOR?

“Telefon görüşmeleri ve sohbetler çok dikkat dağıtıyor”

Gümrük ve Ticaret Uyumluluk Uzmanı Gülsüm Aydın, “Açık ofislerde çalışmanın verimliliğe olumsuz etkisi olduğunu düşünüyorum. Açık ofiste farklı departmanlarla bir arada çalışmak, bölüm içinde gizlenmesi gereken bilgilerin ifşa olmasına sebep olabiliyor. Diğer departman çalışanlarının telefon görüşmeleri ve sohbetleri dikkati dağıtıyor. Kalabalık bir ortamda çalışmak ortam havasını da olumsuz etkiliyor, özellikle kış aylarında enfeksiyonların kolay yayılmasına zemin hazırlıyor. Açık ofislerin bana göre tek olumlu etkisi departmanlar arası iletişimin hızlı olmasını sağlaması ve bölümlerin birbiriyle uyum içerisinde çalışma zemini hazırlamasıdır. Fakat bazı durumlarda bunun tam tersi çatışma ortamına da yol açabiliyor.” diyor.

“Mahremiyet açısından çalışanlar rahatsız oluyor”

Doğan Sigorta’da İnsan Kaynakları Sorumlusu Volkan Türkmen bu durumu şöyle açıklıyor: “Çalışanların bir çoğu mahremiyet açısından rahatsız oluyor bu durumdan. Çalışma alanlarının birbirine yakın olmasından dolayı, telefon görüşmeleri veya özel amaçlı bilgisayar kullanımları (alışveriş, hobi yada ilgi duydukları makaleleri okuma vb.) esnasında rahatsızlık duyabiliyorlar. Açık ofislerde sık karşılaşılan sıkıntı; yüksek sesle konuşma ve gürültü. Birçok çalışan böyle ortamlarda işe konsantrasyonda sıkıntılar yaşıyor. İnsanların kendilerine ayırdıkları özel zamanların azalmasına ve çalışma sürelerinin uzamasına rağmen performansa etkisi bu sebeple olumsuz oluyor.

Volkan Türkmen ayrıca şöyle ekliyor: “Şirket yönetimi ve yöneticiler açısından açık ofis maliyetleri odalı çalışma ortamlarına oranla 4-5 kat daha az. Bilişim ve teknik alt yapının (yazıcı, fotokopi, havalandırma vb.) ve mobilya-dekorasyon maliyetinin azalması şirket bütçeleri için oldukça fark edebilen bir faktör. Yöneticiler açısından ofis içerisinde çalışanlarını gözlemlemek, kimin iş ile ilgili daha ilgili olduğunu, kimin işine daha fazla vakit ayırdığını gözlemlemek, ulaşmak istediği kişinin yanına gidebilmek, ekipleri motive etmek ve desteklerini insanlara hissettirmek daha kolay.”

açık ofis sistemi
Çalışanlar genellikle açık ofislerin dikkati kolay dağıttığını düşünüyor.

“Verimliliği artırma tartışması artık demode”

Durukan Hukuk Bürosu’dan Avukat Mahmut Barlas, açık ofislerde çalışan personelin, kapalı ofiste çalışanlara nazaran daha verimli çalıştığı görüşünde:

“İş veren açısından yapılan değerlendirme; personelin iş yeri için ne kadar verimli çalıştığı, gün içinde sarf ettiği emeğin kaç saatinin faturalandırılabilir iş gücüne dönüştüğü, ekip arkadaşlarıyla uyumunun işin akışına pozitif etkisi ve verimliliğin sürdürülebilir olması temeline dayanıyor. Dolayısıyla bu noktada işçi-işveren ilişkisi içinde farklı çekinceler mevcut. Personel temel olarak şahsi performans değerlendirmesi kaygısını esas alırken iş veren iş yerindeki global sürdürülebilir verimliliğin ne kadar sağlandığını esas alıyor.

Bu noktada tercih, iş yerindeki verimliliği artırmak gibi gözükse de kanaatimce bu artık demode bir tartışma. Keza günümüz iletişim ve bilgi işlem teknolojisinin sunduğu imkanlar, personelin verimliliğini tespit edebilmek için gözle görülebilme çevresinde bulunmayı çoktan geride bıraktı. Artık iş yerleri, bu verimliliği takip için birbirinden farklı bilgi işlem ve insan kaynakları/performans yönetim temelli önlemler alıyor ve bunlar için yatırım yapıyor.”

“Başka bir departmana ulaşmak için kafamı kaldırmam yeterli”

Decathlon’da Compensation & Benefit Specialist uzmanı olan Cihan Yardımcı, açık ofis düzeninden memnun. Yardımcı şöyle aktarıyor: “Bir senedir açık ofiste çalışıyorum. Genel olarak konuya olumlu yaklaştığımı belirtmek isterim. Decathlon olarak hiyerarşik bir yönetim anlayışımız yok, bu yüzden bu tür ofisin bizim için daha uygun olduğunu düşünüyorum. Çalışmaya başlanılan ilk zamanlar herkes için farklı olabiliyor fakat alıştıktan sonra bir problem olduğunu düşünmüyorum. Açık ofisin en büyük handikaplarından biri gürültü ancak bir süre sonra herkes buna alışıyor. Konuşurken daha dikkatli olmaya başlıyorsunuz ve bir sonra bu tür konuşmalar doğal hale geliyor. Bunlar haricinde gizli olarak konuşulacak konular, yapılacak toplantılar veya bireysel olarak yapılacak çalışmalar için farklı boyutlarda toplantı odaları kullanılıyor. Ofisin boyutunun büyük olması ve görüş açısının geniş olması da avantajlarından biri. İşim olan ve gitmem gereken bir departman olduğunda veya beklediğim birinin yerinde olup olmadığını öğrenmek istediğimde masamdan sadece kafamı kaldırmak yeterli oluyor” diyor.